Bekali OPD Pengetahuan Pelayanan Pimpinan, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Gelar Bimtek Keprotokolan, Penyusunan Naskah Pidato dan Pendokumentasian
Setda Kab.Tangerang Gelar Bimtek Keprotokolan, Penyusunan Naskah Pidato dan Pendokumentasian .Doc Suarabantennews.com | Pemerintahan,- Kedudukan dan fungsi keprotokolan memiliki peranan yang sangat penting dan vital dalam penyelenggaraan sebuah acara kedinasan baik formal maupun non-formal. Menurut Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Keprotokolan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan bertujuan untuk:
a. memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, Tokoh Masyarakat Tertentu, dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
b. memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
c. menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa/antar instansi/antar daerah, memberikan penempatan pejabat negara atau pejabat pemerintah untuk mendapatkan penghormatan, perlakuan, dan tata tempat dalam acara resmi dan tidak resmi.
Dalam Permendagri Nomor 16 Tahun 2024 tentang Pedoman Keprotokolan di Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah, pasal 4 ayat (1) diatur bahwa penyelenggaraan keprotokolan di Pemerintahan Daerah terhadap kegiatan kepala daerah, wakil kepala daerah dan/atau sekretaris daerah dikoordinasikan dan dilaksanakan oleh kepala biro/bagian yang mempunyai tugas dan fungsi penyelenggaraan keprotokolan dengan sekretariat dewan dan/atau sekretariat unit pejabat pimpinan tinggi pratama.
Dalam pasal 4 ayat (2) dijelaskan pula bahwa penyelenggaraan keprotokolan terhadap kegiatan yang dihadiri oleh pimpinan dewan perwakilan rakyat daerah atau sebutan lainnya dilaksanakan oleh sekretariat dewan. Selanjutnya, dalam pasal 4(3) dikatakan bahwa penyelenggaraan keprotokolan terhadap kegiatan yang dihadiri pimpinan unit kerja Pejabat pimpinan tinggi pratama di daerah dilaksanakan oleh sekretariat unit kerja pejabat pimpinan tinggi pratama.
Untuk itu, aparatur yang membidangi keprotokolan pada setiap sekretariat perangkat daerah perlu terus ditingkatkan, baik dari segi skill maupun pengetahuannya. Setiap aparatur pemerintah bahkan dituntut untuk memiliki kepedulian dan memahami fungsi dan kedudukan keprotokolan di sekretariat perangkat daerahnya masing-masing.
Dinamika Dalam Praktik Keprotokolan
Mengutip tulisan Thanon Aria Dewangga, Staf Ahli Bidang Hukum dan Hubungan Internasional Sekretariat Kabinet dalam laman https://setkab.go.id/keprotokolan-efektif-berbasis-bisa/, hambatan yang sering timbul adalah dinamika kegiatan, anggaran yang minim, kompetensi petugas protokol, sarana dan prasarana yang terbatas, tata cara yang selalu berubah serta sulitnya koordinasi dapat diselesaikan dengan baik.
Fungsi protokol antara lain ikut menentukan terciptanya suasana/iklim yang mempengaruhi keberhasilan suatu usaha, menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, walaupun mengandung unsur-unsur yang membatasi gerak pribadi, terciptanya suatu upacara yang khidmat, tertib dan lancar, terciptanya pemberian perlindungan dan terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.
Namun demikian, perubahan sistem ketatanegaraan, globalisasi dan demokratisasi memunculkan dinamika baru yang seharusnya diantisipasi oleh para praktisi protokol. Pengertian dan peranan protokol yang seharusnya sungguh luas dan penting, seringkali diimplementasikan mengacu pada kepentingan sepihak, sehingga memunculkan berbagai keluhan protokol menjadi penghambat jalur komunikasi. Hal ini besar kemungkinan terjadi karena peran protokol lebih banyak bertumpu pada peraturan perundang-undangan yang ada dan juga kepentingan sepihak, kurang mengutamakan common sense. Dinamika yang demikina ini, sebetulnya dapat diatasi dengan upaya-upaya bersama yang dilakukan secara terintegrasi sehingga protokol mendapatkan tempat yang baik di hati masyarakat dan selalu memberikan pelayanan prima kepada pimpinan.
Melalui reformasi birokrasi, khususnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi BIrokrasi 2015-2019 mengamanatkan 3 (tiga) sasaran dan 8 (delapan) area perubahan reformasi birokrasi 2015-2019 Ketiga sasaran Reformasi Birokrasi adalah birokrasi yang bersih dan akuntabel, birokrasi yang efektif dan efisien; serta birokrasi yang memiliki pelayanan publik berkualitas.
Dari 8 area perubahan dalam peraturan tersebut, untuk menuju manajemen perubahan culture set dan mind set, diperlukan langkah-langkah prioritas:
Penguatan tata laksana, yaitu dengan menyusun atau merevisi standar operasional keprotokolan yang dapat menjembatani kepentingan pimpinan dengan masyarakat;
Penguatan sumber daya manusia, yaitu dengan pendidikan dan latihan yang tepat agar lebih kompeten dan tidak cepat merasa puas diri;
Penguatan organisasi, yaitu dengan menyusun struktur ramping kaya fungsi yang berorientasi pada outcome.
Selain itu, diperlukan sentuhan atau terobosan yang dapat membuat pelayanan keprotokolan lebih efektif dengan berbasis BISA (Branding, Innovation, Synergy dan Accountability):
Branding, selalu peka dan sensitif terhadap kegiatan pimpinan yang berorientasi kepada peningkatan branding sehingga muncul kesan positif dari masyarakat;
Innovation, menerima ide/masukan inovasi terhadap kegiatan-kegiatan serta mempermudah pelaksanaan kegiatan dengan memaksimalkan penggunaan IT;
Synergy, memberdayakan secara maksimal jejaring kerja baik horisontal maupun vertikal sehingga menumbuhkan sense of belonging terhadap pimpinan yang diberikan pelayanan;
Accountability, tidak sungkan untuk menerima kritik atau masukan dari semua pihak. Dengan demikian, seluruh petugas protokol akan mengedepankan aspek public accountability, tidak lagi government accountability.
Tuntutan globalisasi ternyata telah merubah tatanan kehidupan bernegara dan bermasyarakat sehingga jelas bahwa jalan keluar dari semua permasalahan yang ada adalah meningkatkan kemampuan manajerial serta peningkatan kesadaran akan pentingnya keprotokolan. Kesuksesan praktik keprotokolan secara tidak langsung meningkatkan moral nasional agar segala sendi-sendi kehidupan bernegara dan bermasyarakat di negara kita ini dapat berlangsung sesuai dengan track-nya.
Hans J. Morgenthau dalam Politic Among Nations menyebutkan bahwa kualitas pemerintah jelas merupakan sumber kekuatan atau kelemahan. Berkenaan dengan faktor yang terpenting tersebut, yang mana kekuatan nasional terutama sekali bergantung pada pengaruh pemerintah menggiatkan sumber-sumber yang ada. Dengan demikian, bila seluruh sendi-sendi dapat berjalan dengan dijembatani praktik keprotokolan yang accountable diharapkan dapat melancarkan komunikasi antara masyarakat dengan pemimpinnya
Pada lingkup Pemerintah Kabupaten Tangerang, berdasarkan Peraturan Bupati Tangerang Nomor 4 Tahun 2023, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum, yang memiliki tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan kebijakan, mengoordinasikan pelaksanaan tugas perangkat daerah, memantau dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan daerah dibidang protokol, komunikasi pimpinan dan dokumentasi, dan melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan.
Dari hasil evaluasi yang dilakukan terhadap pelaksanaan tugas dibidang komunikasi pimpinan dan dokumentasi, masih terdapat permasalahan yang dihadapi oleh Bagian Prokompim dalam menjalankan tugas pokok fungsinya agar lebih optimal yaitu berupa dukungan dan keterlibatan perangkat daerah dalam menjalankan fungsi keprotokolan yang ada di instansi masing masing sehingga akan tercipta koordinasi dan kolaborasi yang lebih baik lagi.
Oleh karena itu, diperlukan upaya untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan fungsi keprotokolan tersebut salah satunya melalui Bimbingan Teknis (Bimtek). Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah telah pada tahun 2024 ini telah menggelar 2 kali Bimtek yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi keprotokolan.
Pertama, Bimtek penyelenggaraan keprotokolan pada Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Tangerang yang dilaksanakan di Prime Plaza Hotel Purwakarta, selama 2 hari, mulai tanggal 27 sampai dengan 28 Juni 2024. Bimtek pertama ini menitikberatkan pada peningkatakan kepasitas aparatur, khususnya mereka yang sering bertugas sebagai Master of Ceremony (MC). Kurang lebih 70 peserta dari Perwakilan OPD hadir mengikuti kegiatan ini.
Dalam sambutannya, Asisten Administrasi Umum H. Firzada mengatakan, keprotokolan merupakan bagian dari tata kelola pemerintahan yang memegang peran penting suksesnya sebuah acara. Untuk itu, penyelenggaraan keprotokolan yang baik dan sesuai harus menjadi perhatian para petugas protokol di perangkat daerah masing-masing. “Keprotokolan bukan hanya sekadar rangkaian aturan, tata dan susunan acara, tetapi juga mencerminkan citra dan wibawa perangkat daerah. Untuk itu, penyelenggaraan keprotokolan yang baik dan benar harus benar-benar menjadi perhatian bersama demi suksesnya acara,” katanya
Menurut dia, ada empat faktor terkait penyelenggaraan keprotokolan, yaitu: pemahaman dan kepatuhan terhadap aturan, profesionalisme dan kedisiplinan, kolaborasi dan koordinasi, serta kualitas pelayanan.
Kedua, Bimtek Penyusunan Naskah Sambutan dan Pendokumentasian Kegiatan Pimpinan pada Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Acara tersebut diselenggarakan dari tanggal 23-24 Oktober 2024 dan dibuka oleh Asisten Bidang Administrasi Umum Setda, Fizada Mahali bertempat di Padjajaran Suite Resort Convention Hotel, Bogor.
Asisten Bidang Administrasi Umum Setda, Fizada Mahali menuturkan, penyelenggaraan fungsi keprotokolan bukan hanya dilaksanakan oleh Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda, namun juga ada di masing-masing OPD, khususnya pada sekretariat perangkat daerah, terhadap kegiatan yang dihadiri oleh Pejabat pimpinan tinggi pratama perangkat daerahnya. “Penyelenggaraan fungsi keprotokolan itu ada di masing OPD, khususnya pada sekretariat masing-masing perangkat daerah,” ungkapnya.
Dia menyambut baik dilaksanakannya Bimtek tersebut dalam rangka meningkatkan kualitas tugas pelayanan pimpinan, khususnya dalam hal penyusunan naskah sambutan/pidato dan pendokumentasian kegiatan pimpinan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang. “Saya menyampaikan terima kasih dan menyambut baik Bimtek ini sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas tugas pelayanan pimpinan, khususnya dalam hal penyusunan naskah sambutan/pidato dan pendokumentasian kegiatan pimpinan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang,” tuturnya.
Dia berharap seluruh peserta dapat memperoleh pengetahuan dan keterampilan dalam menyusun naskah sambutan/pidato serta mampu mendokumentasikan kegiatan pimpinan dengan lebih sistematis, proporsional dan profesional. “Semoga materi yang telah dipelajari dapat diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas keprotokolan di perangkat daerahnya masing-masing agar memberikan dampak yang luas bagi kinerja pimpinan,” ucapnya
Sementara itu, Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda, Yudiana, mengungkapkan bahwa Bimtek ini untuk lebih mengoptimalkan dukungan sinergitas dan kolaborasi antara Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan dengan perangkat daerah dalam hal menjalankan fungsi keprotokolan yang ada di instansi masing masing, khususnya dalam hal penyusunan naskah sambutan/pidato dan pendokumentasian kegiatan pimpinan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang. “Bimtek ini diselenggarakan dalam rangka mengoptimalkan dukungan sinergitas dan kolaborasi dengan perangkat daerah serta meningkatkan pengetahuan yang lebih baik dalam melaksanakan fungsi keprotokolan di instansi masing-masing,” ungkap Yudiana.
Selain itu, Bimtek Penyusunan Naskah Sambutan dan Pendokumentasian Kegiatan Pimpinan bertujuan diantaranya adalah meningkatkan pengetahuan dan keterampilan peserta dalam menyusun naskah sambutan/pidato yang sistematis, efektif dan komunikatif serta memberikan pemahaman teknik pendokumentasian yang baik dalam rangka mendukung kegiatan pimpinan.
“Bimtek dalam bentuk inhouse training dengan melibatkan narasumber dan ahli dibidangnya untuk memberikan materi dan praktik secara langsung dalam suatu forum pelatihan, yang berasal dari Biro Adpim Setjen Kemendagri dan Profesional Fotografer/Videografer profesional,” ungkap Yudiana.
Bimtek Penyusunan Naskah Sambutan dan Pendokumentasian Kegiatan Pimpinan ini diikuti oleh sekitar 64 orang peserta dari perwakilan perangkat daerah di lingkungan Pemkab Tangerang. Adapun narasumber yang dihadirkan diantaranya Kabag Penyiapan Materi Biro Adpim Setjen Kemendagri, Dudun A Rozak dan praktisi Profesional Fotografer/Videografer profesional Putra Ausa.
Melalui pelaksanaan Bimtek tentang keprotokolan yang dilaksanakan, diharapkan penyelenggaraan fungsi keprotokolan pada perangkat daerah dapat berjalan lebih optimal, terpadu dan terarah sehingga kinerja pelayanan terhadap pimpinan semakin prima.(*)
Pos terkait
Berita
